Nhằm hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo thuận lợi cho tổ chức, công dân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hoá học của tài liệu gốc trong quá trình khai thác, Chi cục Văn thư - Lưu trữ (VT-LT) Thái Bình những năm qua luôn đẩy mạnh thực hiện chuyển đổi số đối với tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Trước thực trạng Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh còn bố trí tạm thời, diện tích nhỏ hẹp, cơ sở vật chất xuống cấp gây nhiều khó khăn cho công tác bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Việc khai thác sử dụng tài liệu còn thực hiện theo công cụ truyền thống, phục vụ độc giả đến khai thác tài liệu theo hình thức tiếp xúc trực tiếp bản gốc, bản chính nên mất nhiều thời gian tra tìm, ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ của tài liệu. Trong khi thời gian gần đây, nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của tổ chức, công dân ngày càng tăng, tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp. Trước thực trạng đó, UBND tỉnh đã có quyết định phê duyệt Đề án số hóa tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh nhằm khắc phục những hạn chế, góp phần hiện đại hóa nền hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành, khai thác, sử dụng tài liệu.
Theo ông Nguyễn Mạnh Chủ, Chi cục trưởng Chi cục VT-LT Thái Bình: Việc số hóa tài liệu từ các văn bản giấy truyền thống sang lưu trữ điện tử là xu thế tất yếu, phù hợp với sự phát triển của công nghệ và đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu, bảo quản lâu dài, bảo đảm việc sử dụng trong tương lai. Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa. Đặc biệt, đối với tài liệu lưu trữ lịch sử vốn có số lượng lớn, việc số hóa sẽ càng thể hiện được vai trò quan trọng trong công tác bảo quản và khai thác tài liệu. Các yêu cầu về chuẩn đầu vào và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử được đảm bảo, đặc biệt việc ký số tài liệu, cấu trúc thông tin về phông, hồ sơ, tài liệu được thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
Sau 5 năm thực hiện Đề án số hoá tài liệu giai đoạn I (2015-2020), Chi cục VT-LT đã số hoá hoàn thành 315 mét tài liệu với 27.130 hồ sơ, tương ứng với 1.970.069 trang văn bản. Đề án được thực hiện đã giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hoá học của tài liệu gốc. Công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu đã số hoá phục vụ các cơ quan, tổ chức, công dân được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm, đảm bảo tra tìm chính xác, nhanh chóng, kịp thời và có hệ thống, đáp ứng yêu cầu đa dạng của độc giả. Phát huy hiệu quả của Đề án giai đoạn I, ngày 21/9/2021, UBND tỉnh Thái Bình đã ban hành Quyết định số 2307/QĐ-UBND Về việc phê duyệt Đề án số hoá tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình, giai đoạn 2021-2025. Đồng thời chỉ đạo đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh; triển khai các giải pháp nộp lưu hồ sơ, xác thực tài liệu điện tử; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn để thực hiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ điện tử. Hiện nay, Kho lưu trữ của Chi cục đang bảo quản 33 phông tài liệu, đến nay đã hoàn thành số hoá 4 phông tài liệu gồm phông tài liệu của HĐND và UBND tỉnh, Ban Thi đua – Khen thưởng tỉnh, Sở Nội vụ, HĐND và UBND huyện Kiến Xương.
Cán bộ Chi cục hướng dẫn công dân đến tìm kiếm thông tin từ tài liệu lưu trữ.
Từ thực tế của công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ, thứ tự ưu tiên số hóa là các tài liệu có giá trị sử liệu, tần suất khai thác cao để tránh khai thác từ bản gốc, tiết kiệm kinh phí, đồng thời đảm bảo phù hợp cơ sở vật chất, điều kiện về con người tại Chi cục. Các tài liệu được số hoá đều được đưa lên trang web http://luutru.thaibinh.gov.vn, các tổ chức, cá nhân có thể truy cập địa chỉ này để tra cứu tài liệu. Đối với tài liệu chưa được số hóa, cán bộ viên chức phụ trách kho phải rà soát từng mục lục hồ sơ, lật giở từng trang tài liệu để tìm kiếm văn bản cần tìm. Thực trạng có nhiều độc giả đến khai thác không còn nhớ rõ nội dung văn bản, khiến cho công việc tìm kiếm trở nên khó khăn hơn, phạm vi tìm kiếm càng rộng hơn. Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ trước đây là giấy chất lượng thấp, dễ bị ảnh hưởng bởi mối mọt, nấm mốc, khi lật tìm nhiều lần rất dễ bị rách, hỏng, mất đi giá trị sử dụng. Giờ đây, việc số hoá tài liệu đã giúp cán bộ viên chức phụ trách công việc khai thác có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng trên hệ thống, hạn chế tác động bản gốc. Từ đó vừa phục vụ tốt công tác phục chế để tăng tuổi thọ cho tài liệu, vừa giúp độc giả vẫn có thể khai thác thông tin của những tài liệu đó nếu có nhu cầu.
Bà Nguyễn Thị Bích Liên, Phó Chi cục trưởng Chi cục VT-LT Thái Bình cho biết: Trong 6 tháng đầu năm 2022 đã có 383 cá nhân, tổ chức đến khai thác tài liệu. Đặc biệt trong đợt rà soát hồ sơ thực hiện Kết luận 71-KL/TW ngày 24/3/2020 và Kết luận số 27-KL/TW ngày 21/02/2022 của Ban Bí thư; Hướng dẫn số 2965/HD-BNV của Bộ Nội vụ về việc xử lý đối với những trường hợp có sai phạm trong công tác tuyển dụng cán bộ, công chức, viên chức vừa qua, có 352 cá nhân đến Chi cục VT-LT làm thủ tục khai thác và đã khai thác thành công tài liệu phục vụ cho nhu cầu bổ sung hồ sơ của cá nhân đảm bảo theo quy định.
Là một trong những người đến Chi cục VT-LT nhờ tìm quyết định tuyển dụng công chức của mình, bà Đỗ Thị Hoài, Trường Tiểu học Phú Xuân, thành phố Thái Bình phấn khởi chia sẻ: “Các văn bản liên quan đến tuyển dụng công chức của tôi đã có gần 20 năm rồi, đến nay đã bị thất lạc. Tôi đến Chi cục nhờ tìm thông tin và nghĩ chắc phải tìm kiếm từng tập giấy tờ trong kho lưu trữ sẽ mất rất nhiều thời gian nên đi từ rất sớm. Không ngờ nhờ việc tài liệu lưu trữ đã được số hóa nên việc tìm thông tin quyết định tuyển dụng của tôi chỉ cần thao tác trên máy tính, vừa chính xác, lại thuận tiện, nhanh chóng”.
Tiếp tục thực hiện Đề án số 1768/ĐA-SNV của Sở Nội vụ về số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình giai đoạn 2021-2025, Chi cục VT-LT Thái Bình hiện đang tích cực thực hiện số hoá 32/293 phông lưu trữ với 11.483 hồ sơ, tương đương 1.612.852 trang tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Không chỉ nhằm mục tiêu kéo dài tuổi thọ, giảm sự xuống cấp của bản gốc tài liệu lưu trữ, góp phần bảo tồn di sản văn hóa địa phương; nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ thông tin, nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý, điều hành công việc cùng các hoạt động tác nghiệp, xử lý, trao đổi thông tin giữa các cơ quan nhà nước; phục vụ nhanh chóng hiệu quả nhu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân về cung cấp thông tin lưu trữ… Việc số hóa tài liệu còn góp phần chuẩn hóa cơ sở dữ liệu theo tiêu chuẩn, từng bước kết nối dữ liệu với phông lưu trữ quốc gia, đáp ứng yêu cầu về công tác lưu trữ trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và góp phần từng bước cải cách, hiện đại hóa nền hành chính, phục vụ đắc lực công cuộc phát triển kinh tế, xã hội ở địa phương.