Thực hiện Kế hoạch số 263/KH-SNV ngày 07/3/2017 của Sở Nội vụ Thái Bình về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2017; Quyết định số 264/QĐ-SNV ngày 07/3/2017 về việc thành lập đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ...
Thực hiện Kế hoạch số 263/KH-SNV ngày 07/3/2017 của Sở Nội vụ Thái Bình về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2017; Quyết định số 264/QĐ-SNV ngày 07/3/2017 về việc thành lập đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ. Từ ngày 25/4 đến ngày 27/4/2017, đoàn đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải và các xã Nam Thịnh, Nam Thắng; Ủy ban nhân dân thành phố Thái Bình và các xã Đông Thọ, Đông Hòa; Sở Công thương Thái Bình.
Nội dung kiểm tra tập trung trọng tâm vào công tác tuyên truyền phổ biến các văn bản của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; công tác xây dựng và ban hành văn bản; công tác đào tạo, bồi dưỡng và việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
Qua kiểm tra đoàn đã đánh giá những kết quả đạt được về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trong thời gian qua đã có những chuyển biến tích cực; lãnh đạo cơ quan, tổ chức, địa phương đã quan tâm chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như: UBND thành phố đã ban hành Kế hoạch số 30/KH-UBND ngày 24/02/2017 về Kế hoạch công tác VTLT năm 2017; Công văn số 370/UBND-NV ngày 21/3/2017 về việc thu thập, chỉnh lý tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; Lưu trữ lịch sử; UBND huyện Tiền Hải đã ban hành Kế hoạch số 24/KH-UBND ngày 28/02/2017 về Kế hoạch công tác VTLT năm 2017; Sở Công thương đã ban hành Quyết định số 206/QĐ-SCT ngày 28/12/2016 của Giám đốc Sở Công thương về việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch số 13/KH-SCT ngày 30/12/2017 về việc ban hành kế hoạch công tác VTLT năm 2017…Ngoài ra các cơ quan đã cử cán bộ, công chức tham gia đầy đủ các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ do Chi cục Văn thư- Lưu trữ (Sở Nội vụ) tổ chức.
Bên cạnh những kết quả đạt được, đoàn kiểm tra cũng đã chỉ ra những tồn tại hạn chế đó là: công tác lập Danh mục hồ sơ cơ quan; lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức cấp xã còn hạn chế; công tác soạn thảo văn bản; quản lý văn bản đi, đến chưa theo quy định; hồ sơ, tài liệu phần lớn chưa được sắp xếp, chỉnh lý, chưa có kho lưu trữ; đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ còn kiêm nhiệm nhiều chuyên môn nghiệp vụ nên nghiệp vụ về lưu trữ chưa sâu….
Trên cơ sở những tồn tại, hạn chế đã chỉ ra, đoàn kiểm tra đề nghị Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, địa phương tập trung chỉ đạo thực hiện trong thời gian tới, đó là:
- Tiếp tục làm tốt công tác tuyên truyền, triển khai thực hiện các văn bản của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;
- Đề nghị UBND huyện, thành phố tăng cường công tác kiểm tra đôn đốc việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ để kịp thời chấn chỉnh những thiếu sót, hạn chế trong thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong đó có công tác soạn thảo văn bản; công tác lập hồ sơ công việc; công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Lưu trữ lịch sử.
Qua đợt kiểm tra đã giúp các cơ quan, tổ chức, địa phương nhìn nhận, đánh giá chính xác hơn về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị, địa phương mình. Trên cơ sở đó, kịp thời chấn chỉnh, khắc phục những tồn tại, hạn chế, dần từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và hoạt động hiệu quả hơn./.