Trả lời:
Việc cấp số cho văn bản đi của cơ quan, tổ chức nhà nước thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Theo đó, các loại văn bản đi của cơ quan bạn được cấp các hệ thống số như sau:
1. Quyết định (quy phạm pháp luật) được cấp hệ thống số riêng.
2. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
3. Các loại văn bản hành chính: quyết định (cá biệt), chỉ thị, thông báo, báo cáo, tờ trình, công văn, biên bản… không có dấu chỉ mức độ mật, việc cấp số văn bản do người đứng đầu cơ quan bạn quyết định. Do vậy, cơ quan bạn có thể cấp hệ thống số riêng cho từng tên loại văn (mỗi loại văn bản một hệ thống số) hoặc cấp chung một hệ thống số cho tất cả các loại văn bản hành chính không có dấu chỉ mức độ mật. Tuy nhiên, nếu cấp chung một hệ thống số cho tất cả các loại văn bản hành chính, để phù hợp với thời hạn bảo quản tập lưu văn thư theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thì cơ quan bạn nên cấp số cho văn bản đi theo các hệ thống số như sau:
a) Chỉ thị, quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn cấp chung một một hệ thống số.
b) Các loại văn bản hành chính khác cấp cấp chung một một hệ thống số.